POLITYKA PRYWATNOŚCI

Niniejsza polityka prywatności dotyczy przetwarzania przez Administratora (zdefiniowanego poniżej) danych osobowych, które zostaną przez Państwo, jako drugą stronę umowy (dalej jako „Dostawca”), udostępnione Administratorowi w związku z negocjacjami, zawarciem i realizacją umowy zawartej z Administratorem w związku z jego działalnością (dalej jako „Umowa”, a Dostawca oraz Administrator jako „ Strony”).

Przedmiotowe dane osobowe dotyczą osób fizycznych będących pracownikami lub współpracownikami którejkolwiek ze Stron (lub podmiotów współpracujących z którąkolwiek ze Stron), jak również samej Strony (w przypadku, gdy taka Strona jest osobą fizyczną). Strony zobowiązują się do wzajemnego poszanowania swoich obowiązków związanych z ochroną danych osobowych.

Dostawca zobowiązuje się przekazać Osobom Fizycznym (zdefiniowanym w dalszej części dokumentu) poniższe informacje.

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem danych osobowych jest - Wood spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie przy ul. Złotej 59, 00-120 Warszawa, posiadającą NIP 5252531018 oraz REGON 146116258, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000424741, o kapitale zakładowym w wysokości 5 000,00 PLN (dalej zwana „ Administratorem”).

Dane kontaktowe Administratora: Wood spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie - Centrum Handlowe Wroclavia, ul. Sucha 1, 50-086 Wrocław, adres e-mail: recepcja.WROCLAVIA@urw.com. Administrator nie ustanowił inspektora ochrony danych.

2. ZAKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Z uwagi na potrzebę realizacji wymagań Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych) („RODO ”), Administrator niniejszym informuje:

(i) Dostawcę (o ile jest osobą fizyczną);

(ii) osoby fizyczne będące pracownikami (współpracownikami) Dostawcy, których dane osobowe zostały przekazane Administratorowi (przez Dostawcę lub bezpośrednio przez te osoby) w związku z negocjowaniem, zawarciem lub wykonywaniem Umowy („Osoby Fizyczne”)

o zasadach przetwarzania ich danych osobowych oraz o przysługujących im prawach.

Administrator przetwarza dane osobowe w zakresie: imienia, nazwiska, firmy, stanowiska, numeru telefonu, adresu e-mail, innych informacji związanych z zatrudnieniem, o ile są niezbędne do realizacji Umowy, a także innych powiązanych danych wynikających z Umowy (dalej zwanych „ Danymi Osobowymi”)

W celu zapewnienia, że przetwarzamy wyłącznie dane zgodne ze stanem faktycznym i aktualne, Administrator dopuszcza regularną aktualizację danych również ze źródeł publicznych (głównie rejestru działalności - Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, Krajowego Rejestru Sądowego, stron internetowych Dostawcy).

3. CEL, ZAKRES I PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Administrator przetwarza dane osobowe Dostawcy w celu podjęcia działań zmierzających do zawarcia Umowy z Dostawcą oraz do wykonania Umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO). Natomiast w przypadku Osób Fizycznych Administrator przetwarza dane osobowe tych osób w celu zawarcia z Dostawcą oraz do jej wykonania, tj. w prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 6 ust. 1 lit f RODO). Dodatkowo, Administrator przetwarza powyższe dane osobowe z uwagi na realizację wskazanych poniżej innych prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w szczególności:

· w celu kontaktu z Dostawcą lub Osobą Fizyczną;

· w przypadku, gdy znajdzie to zastosowanie w celach powiązanych z prowadzeniem postępowań spornych, a także postępowań przed organami władzy publicznej;

· w celu raportowania w ramach grupy Administratora (tj. Unibail-Rodamco-Westfield);

· w celu optymalizacji warunków współpracy Administratora z podmiotami trzecimi.

W innych przypadkach Administrator może przetwarzać dane osobowe Dostawcy oraz Osób Fizycznych na podstawie wcześniej udzielonej zgody, w zakresie i w celu określonym w treści ewentualnej zgody.

W zakresie, w jakim dane osobowe Dostawcy lub Osób Fizycznych są pozyskiwane bezpośrednio od nich, podanie danych osobowych może być warunkiem wykonywania Umowy między Administratorem a Dostawcą lub jest niezbędne do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora. Brak podania przez Dostawcę lub Osobę Fizyczną wymaganych danych osobowych może stanowić przeszkodę lub utrudnienie przy zawieraniu lub wykonywaniu Umowy.

Dane osobowe Dostawcy oraz Osób Fizycznych nie będą wykorzystane do profilowania lub do zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

4. KATEGORIE ODBIORCÓW DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe Dostawcy oraz Osób Fizycznych mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców: (i) organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów władzy publicznej w zakresie ich upoważnienia ustawowego; (ii) podmiotom współpracującym z Administratorem w zakresie wykonywania Umowy; (iii) podmiotom z grupy Unibail-Rodamco-Westfield, w szczególności: Unibail-Rodamco Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie przy ulicy Złotej 59, 00-120 Warszawa, posiadającą NIP 5262678510 oraz REGON 015337972, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000153593, o kapitale zakładowym w wysokości: 3 066 047 000,00 PLN.

Administrator nie zamierza przekazywać Danych Osobowych poza terytorium Unii Europejskiej, jednakże w uzasadnionych przypadkach, może przekazać dane osobowe Dostawcy oraz Osób Fizycznych podmiotom mającym siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”). W przypadku takiego przekazania poza EOG Administrator zawiera wzorcowe klauzule przyjęte przez Komisję Europejską, aby zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych podczas dostępu i przetwarzania danych albo używa innych autoryzowanych metod przetwarzania danych osobowych poza EOG, jak na przykład wiążące reguły korporacyjne lub porozumienie EU-US Privacy Shield.

Z wymienionymi powyżej odbiorcami Administrator zawarł stosowne umowy regulujące zasady przetwarzania danych osobowych, zapewniające taki sam poziom ochrony przetwarzanych Danych Osobowych, jak niniejsza polityka prywatności.

5. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Wprowadziliśmy i stosujemy niezbędne i odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wewnętrzne środki kontroli i procesy bezpieczeństwa danych zgodnie z najlepszą praktyką rynkową, odpowiednio do potencjalnego ryzyka dla Państwa jako osoby, której dane dotyczą. Jednocześnie uwzględniamy stan rozwoju technologicznego w celu zapewnienia ochrony Państwa Danych Osobowych przed przypadkową utratą, zniszczeniem, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Środki te mogą obejmować podjęcie odpowiednich kroków, mających na celu zapewnienie odpowiedzialności pracowników, którzy mają dostęp do Danych Osobowych, szkolenie pracowników, regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa, procesy odzyskiwania danych i zarządzania wypadkami, ochronę programową urządzeń, w których przechowywane są Dane Osobowe itp.

6. CZAS PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe Dostawcy oraz Osób Fizycznych będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji Umowy, tj. przez czas jej obowiązywania, a po tym czasie przez okres niezbędny dla zabezpieczenia możliwości dochodzenia potencjalnych roszczeń tj. nie dłużej niż 3 lata, oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub dla realizacji uzasadnionego interesu Administratora.

7. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Przysługuje Państwu prawo żądania od Administratora sprostowania niezgodnych ze stanem faktycznym Danych Osobowych lub uzupełnienia niekompletnych Danych Osobowych, prawo żądania ograniczenia przetwarzania, prawo do sprzeciwu lub zgłoszenia skargi wobec przetwarzania Danych Osobowych, prawo do przenoszenia Danych Osobowych, prawo żądania dostępu do Danych Osobowych, prawo do informacji o naruszeniach bezpieczeństwa Danych Osobowych, prawo żądania usunięcia Danych Osobowych oraz inne prawa nadane na mocy obowiązujących przepisów.

Osoby, których dane dotyczą mogą skorzystać ze swoich praw, kontaktując się drogą e-mailową pod adresem: recepcja.WROCLAVIA@urw.com.

W przypadku skorzystania przez Państwa z przysługujących Państwu praw możemy poprosić Państwa o podanie dodatkowych danych osobowych, które zostały nam już przez Państwa udostępnione. Podanie takich danych jest niezbędne dla zweryfikowania, czy żądanie zostało rzeczywiście wystosowane przez osobę do tego uprawnioną. Administrator udzieli odpowiedzi w ciągu jednego miesiąca od daty otrzymania żądania, przy czym zastrzega sobie prawo do wydłużenia tego okresu w szczególnie skomplikowanych przypadkach o dodatkowe dwa miesiące.

Przysługujące prawa:

a) Sprostowanie danych osobowych

Na mocy obowiązujących przepisów prawnych mają Państwo prawo do uzyskania sprostowania niezgodnych ze stanem faktycznym lub uzupełnienia niekompletnych Danych Osobowych, które zostały nam przekazane.

Administrator podejmuje odpowiednie środki, aby umożliwić Państwu zapewnienie aktualności i zgodności Państwa Danych Osobowych ze stanem faktycznym.

b) Usuwanie danych osobowych

W każdym momencie mogą Państwo zażądać usunięcia swoich Danych Osobowych.

W przypadku otrzymania takiego żądania od Państwa, Administrator niezwłocznie usunie wszystkie Państwa Dane Osobowe, które znajdują się w jego posiadaniu, chyba że istnieje potrzeba dalszego przechowywania Państwa Danych Osobowych w celu wykonywania zobowiązań umownych lub ustawowych lub w celu zapewnienia ochrony prawnie uzasadnionych interesów Administratora w zakresie wskazanym powyżej.

c) Dostęp i przenoszenie danych osobowych

Mają Państwo prawo do otrzymania informacji o tym, czy Państwa Dane Osobowe są przez przetwarzane przez Administratora i w jakim zakresie odbywa się ich przetwarzanie. Jednocześnie mają Państwo prawo żądania dostępu do Państwa Danych Osobowych, które zostały udostępnione Administratorowi przez Państwa, oraz innych danych osobowych, które Państwa dotyczą.

W przypadku żądania przez Państwa przesłania Państwa Danych Osobowych, które są przetwarzane w związku z realizacją Umowy, mogą Państwo zażądać ich przekazania bezpośrednio do osoby trzeciej (innego administratora danych) wskazanej w Państwa żądaniu, pod warunkiem, że takie żądanie nie będzie mieć negatywnego wpływu na prawa i swobody innych osób oraz że jest wykonalne pod względem technicznym.

d) Prawo do sprzeciwu

W przypadku, gdy Państwa Dane Osobowe przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, mają Państwo prawo do wyrażenia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec takiego przetwarzania z przyczyn dotyczących Państwa konkretnej sytuacji.

Jeżeli w takim przypadku Administrator nie udowodni poważnych i prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw lub swobód, bądź jeżeli Administrator nie udowodni, że te dane są niezbędne do ustalenia, wykonania lub obrony Państwa praw, nie będziemy dłużej przetwarzać takich danych i dokonamy ich usunięcia.

e) Ograniczenie przetwarzania

Jeżeli zażądają Państwo ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych, np. w przypadku zakwestionowania prawidłowości lub zgodności z prawem przetwarzania Państwa danych osobowych, Administrator ograniczy przetwarzanie Państwa danych osobowych do niezbędnego minimum (przechowywanie), a przetwarzać je będzie wyłącznie w celu ustalenia, wykonania lub obrony praw, bądź w celu zapewnienia ochrony praw innej osoby fizycznej lub podmiotu prawnego, bądź z innych przyczyn określonych wprost w obowiązujących przepisach prawnych.

f) Skargi do organu ochrony danych

Mają Państwo prawo do wniesienia skargi dotyczącej przetwarzania Danych Osobowych przez Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa lub przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt.

Niniejszy dokument może być okresowo weryfikowany lub aktualizowany.

Ostatnio zmieniony w dniu 30 listopada 2018 r.